Gestion des archives : L’ARSEL se met au numérique.

D’une manière générale, le métier d’archiviste est mal connu et souffre d’un déficit d’image. Pour le commun des humains, les archives évoquent de vieux documents, abandonnés dans des lieux poussiéreux où dort le vieil archiviste! Il importe aujourd’hui de se débarrasser de cette image fausse et dénaturée, car le management de l’information est devenu moderne et incontournable. C’est cette nécessité qui a conduit les décideurs à élaborer, dans les années 90, une recommandation internationale portant sur le «Records-management».

En même temps qu’elle analyse l’importance de la gestion de l’information, cette recommandation décrit également les démarches à effectuer pour la mise en place d’un tel système de gestion dans une organisation. Il faut souligner que ces démarches ne peuvent être effectuées que par un personnel compétent et dûment formé aux problématiques archivistiques. Selon la loi N°2000 /010 du 19 Décembre 2000 régissant les archives au Cameroun, « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

L’archivistique est une science qui traite de l’organisation et de la gestion des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans le cadre de ses activités. Cette discipline permet de nos jours que la prise en charge des documents administratifs soit effective dès la création même des documents, afin d’endiguer la prolifération documentaire, d’une part, et assurer une meilleure traçabilité de l’information, d’autre part.

L’archivage est une activité incontournable pour une entreprise qui dépasse largement le simple stockage de ses documents. Il est considéré par les entreprises comme une contrainte à laquelle elles ne peuvent échapper. Une archive peut donc prendre des formes très diverses physiques ou électroniques (document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique).

L’archivage de documents est un moyen de pérenniser le patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante d’une activité. Ainsi, un accès facile et rapide à des dossiers
permet d’assurer un traitement optimal des demandes

Etat des lieux archivistique à l’ARSEL depuis sa création.

Les problèmes que rencontrent la documentation et l’archivage en général au Cameroun, et au sein de l’ARSEL, en particulier, sont de plusieurs ordres :
- les archives manuelles sont encore embryonnaires et demandent un travail intense ;
- le manque de personnel compétent pour le bon fonctionnement du système d’archivage ;
- les problèmes d’accès aux documents et à l’information ;
- les problèmes de locaux et d’espaces

Afin d’éviter des pratiques préjudiciables, l’ARSEL a pris les mesures nécessaires pour la sauvegarde de l’intégrité physique de toute la documentation et des archives se trouvant dans une baraque de recasement. Plusieurs actions ont été engagées depuis le mois de décembre 2014, visant entre autres la préservation du patrimoine informationnel qui se trouvait déjà dans un état de détérioration avancé, entrainant des pertes d’information; le respect des prescriptions de la loi 2000/010 du 19 décembre 2000 régissant les archives au Cameroun et, enfin, la constitution d’un fonds d’archives à l’Agence. A cet effet plusieurs reformes ont été adoptées;

Sur le plan organisationnel.

Le recrutement d’un personnel qualifié pour la réorganisation des archives a été effectué. Par ailleurs l’on a procédé au déploiement de nouvelles salles pour la sécurisation des documents, au conditionnement des documents dans des boites d’archives et, enfin, à la mise à disposition du matériel archivistique approprié.

Sur le plan technique.

Pour faire ressortir dans son ensemble les pratiques de l’archivage au sein de l’ARSEL, une enquête par questionnaire a été conduite dans toutes les unités. Ladite enquête est un outil d’observation qui permet de quantifier et comparer l’information. Le questionnaire élaboré et mis à la disposition des unités de l’ARSEL vise à ressortir pour chacune :
- la typologie des documents;
- le cadre réglementaire des archives;
- l’état de conservation des documents;
- les pratiques archivistiques.

Récemment, la production et la réalisation d’un dossier de presse qui regroupe un ensemble d’articles relatifs au domaine du secteur de l’électricité au Cameroun dans la période 2011 à 2015 ont été réalisés.

Un effort continu.

Avec l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC), la bonne gestion des informations dans les administrations et les entreprises est désormais incontournable. Parmi les TIC, nous avons la gestion électronique des documents (GED), par exemple, qui apporte de nouvelles formes de circulation de l’information, un partage plus facile des informations, une diffusion plus rapide de ces informations et une communication plus instantanée.

ARSEL a entrepris des innovations en ce sens, en instaurant un système de gestion électronique du courrier désigné «URUS» qui est un système informatisé permettant d’optimiser la gestion du courrier entrant et sortant de l’Agence, de maîtriser les risques, et d’améliorer la performance en automatisant les
processus administratifs.

La gestion électronique de courrier permet de :

• suivre, tracer et superviser le traitement des courriers ;
• raccourcir les délais de traitement ; l’environnement
• réduire les impressions et leur coût (toner/papier) ;
• diminuer l’utilisation des navettes pour faire circuler le courrier papier entre établissements répartis ;
• conserver et restituer des courriers dans le temps.

Dans un futur proche, l’ARSEL compte passer à l’archivage numérique. La numérisation est un défi majeur pour le personnel de l’Agence, elle leur donne aussi l’occasion d’acquérir des avantages compétitifs. En raison du progrès continuel de la technologie, de plus en plus de données naissent le long de la chaîne de valeurs sous forme numérique.

Chaque jour, apparaissent de nouvelles applications de la numérisation: stockage des données en ligne, accès à la puissance de traitement accessible en fonction des besoins, commande, facturation et
paiement en ligne, signature électronique, applications logicielles de travail collaboratif et de workflow facilitant le traitement et le suivi des dossiers dans l’entreprise, etc. Cette numérisation croissante dématérialise les échanges et les processus.

Loin d’être négative, la dématérialisation est synonyme de nombreux avantages pour toutes les activités de l’Agence. La numérisation des archives nous interpelle donc tous.

     

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