Dématérialisation : La révolution numérique.

Que ce soit pour des applications personnelles ou professionnelles, la dématérialisation s’impose dans nos habitudes sans qu’on ne s’en rende compte. Mais qu’est-ce c’est exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Un petit tour d'horizon nous permettra dans la suite de mieux cerner ses implications dans notre existence.

Dans le vaste chantier de modernisation de son système d’information, l’ARSEL a entrepris le déploiement progressif de plusieurs outils innovants afin de répondre aux multiples défis du numérique.

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s'agir tout simplement d'archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc.

Si les documents existent préalablement sous forme physique – un bon de commande, par exemple – il faut les scanner et les indexer, c'est-à-dire transformer l'image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel. Les documents créés à l'aide d'un logiciel peuvent être insérés directement dans le processus métier correspondant.  Plusieurs solutions de dématérialisation sont ainsi disponibles sur internet et l'utilisateur, en se connectant à un serveur distant, enregistre, classe, etc., les documents envoyés. Les factures reçues par l'entreprise peuvent ainsi être enregistrées directement dans le logiciel de comptabilité, et être ensuite rapprochées des commandes.

La dématérialisation permet d'automatiser les processus de l'entreprise (comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines, etc.) Il est donc nécessaire de repenser le processus en question et, éventuellement, de le réorganiser avant de l'automatiser.

On estime qu'en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l'entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papiers en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression… Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne !

Autre avantage, puisqu'ils n'attendent plus d'être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l'étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel signale à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent son intervention. Et les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l'entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d'encre utilisée, se traduisent par une contribution significative à la protection de l'environnement. La dématérialisation s'inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.

Deux aspects méritent une attention particulière lors d'un projet de dématérialisation. Un tel projet a un impact fort sur l'organisation des services et des processus métier. Pour que les factures soient traitées en 2 jours au lieu de 2 semaines, il faut réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et les attributions de chacun des intervenants. Cela ne se fait pas sans la participation active des personnels concernés.

Mais, deuxième impact à considérer, cette automatisation conduit généralement à un gain de productivité important. L'aspect social est alors en jeu : l'effectif du service « dématérialisé » devient trop important et il faut supprimer des emplois.

Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles quels que soient la taille de l'entreprise et le volume des documents à dématérialiser. C'est plus une question de maturité technologique que de volumétrie. La simplification des technologies, l'émergence de solutions dimensionnées pour les PME et la multiplication des offres en ligne mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises y compris les TPE.


     

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